Сопроводительная записка

Что такое сопроводительное письмо или записка, есть к нему какие-то требования, как его нужно составлять? Человек, не связанный с документацией, не особенно в этом разбирается.

Сопроводительная записка - чем она является, её значение  

Сопроводительная записка – документ, который не имеет самостоятельного значения, и его используют в качестве вспомогательного элемента. Она помогает не запутаться в массе присланных документов. Из сопроводительной записки сразу видно, кто и в каких целях прислал пакет документов. Сопроводительная записка позволяет сообщить информацию, которую по ряду причин неудобно излагать в самом документе. Например, отсылается предложение об изменении условий договора. Не сложно разобраться, если между компаниями один договор или два. Если же их много? Сопроводительная записка используется и в делопроизводстве государственных органов. Например, гражданин отправляет дополнительные материалы в суд в связи с уже открытым делом. Не создавать путаницу поможет сопроводительное письмо. В нем указывают: кому направляются документы; от кого и адрес отправителя; дается дополнительное пояснение. В пояснении может быть, что угодно. В случае с судьями, пишут, почему отправлен документ, чем он является (дополнение к иску, приобщение нового доказательства и т.д.).

Некоторые нюансы составления  

Сопроводительную записку отправляют на фирменном бланке. Требования относительно содержания не всегда одинаковые. Есть общие требования к делопроизводству, государственные стандарты. Есть специальные акты по вопросам делопроизводства, в частности, судебная документация составляется согласно положениям о ней. Аналогичные положения в случае необходимости составляются в других государственных органах, например, в Прокуратуре, в местных администрациях. Нельзя сказать, что эти положения полностьюизменяют законодательство в этой области. Скорее в них содержатся особенности составления документации по тому или иному вопросу. В тоже время, если гражданин отправляет письмо, и в нем есть все сведения: от кого, кому и зачем, стоит подпись, и не выполнены, например, требования к отступам, какие-то иные требования – документ все равно будет принят к сведению. Частью пояснительной записки являются приложенные документы. Например, копия договора или иска, иные документы, о которых говорится в пояснительной части. Приложение обязательная часть, т.к. потом никто не скажет, что документы не присылались или присланы, но не в полном объеме, не соответствуют перечню и т.д. Доказать это смогут, если составят акт об отсутствии документов, присланных с сопроводительной запиской. Таким образом, сопроводительная записка представляет собой письмо, в которой указывается кому, по каким причинам направляются какие документы. Роль записки: не дать запутаться в массиве присылаемых документов, используется во всех организациях (как государственных, так и не государственных).