Сопроводительное письмо к документам

Что должно входить в сопроводительное письмо? 

Сопроводительное письмо к документации часто вызывает много вопросов у составителей.

На каком бланке заполняется?  

Рассмотрим в этой статье, как правильно оформляется образец сопроводительное письмо к документам. Сопроводительное письмо к документам Сопроводительное письмо к документам – это письмо, сопровождающее отправленные документы, где содержится название документа и необходимые действия, которые должен выполнить получатель. Сопроводительное письмо является: Доказательством, что документы были отправлены. В данном случае, адресат не может сказать, что не получал какой-либо документ, потому что в письме есть описание всех отправленных документов. В сопроводительном письме имеется инструкция (что нужно делать получателю с документами, какие документы нужно подписать, на какие документы необходимо поставить печать, а какие документы вернуть отправителю обратно).

Составление сопроводительного письма 

Письмо пишется по общей структуре, как для деловых писем. Вверху документа, в самой шапке указывается: Наименование компании. Фамилия, имя, отчество получателя. Далее ставится дата, номер и заголовок сопроводительного письма. Потом идет обращение к получателю. Каждое сопроводительное письмо начинается обычно с таких слов, как: Представляем Вам. Высылаем Вам. Направляем Вам. Здесь нужно обязательно указывать названия документов, которые отправляются, их дату, номер. Также нужно написать специальную пояснительную инструкцию для получателя (там поясняется, что он должен сделать с полученной документацией). В основной части в письме может еще быть просьба. Просьба обычно начинается с таких обычных фраз, как: Просим передать. Просим подтвердить получение. Просим информировать. Просим руководствоваться. Просим возвратить. Дальше, под основным текстом могут быть отметки о приложениях, присутствующих в документе. Они нужны для того, чтобы было легче в дальнейшем производить обработку почты, и была меньшая вероятность потерять отправленную документацию. В заключительной части сопроводительного письма содержатся: Подпись отправителя. Должность отправителя. Фамилия, имя, отчество отправителя. Оформляется сопроводительное письмо обычно на специальном фирменном бланке организации.