Дефектная ведомость

Зачастую бывает, что при осуществлении проверок контроля качества поставляемого товара или услуг, последние не отвечают ряду требований.   В этом случае предприятие составляет дефектную ведомость, в которой отражает выявленные недостатки.   Рассмотрим особенности составления данного документы.    

Форма дефектной ведомости  

В России не существует общепринятого бланка дефектной ведомости, поэтому каждая организации в сфере поставляемых или приобретаемых товаров и услуг вправе разработать собственный вариант бланка.   Однако это не значит, что данная ведомость составляется в произвольном порядке. Как и любой документ, что бы в будущем он обладал юридической силой, должен отвечать требованиям, предъявляемым к документации такого вида законодательством российской Федерации.    

Требования, предъявляемые к дефектной ведомости

 Во-первых:  как и любая ведомость, она должна иметь наименование. Во-вторых: в ведомости должны быть отражены все необходимые данные предприятия – составителя ведомости. В-третьих: нужно указать где, когда и кем (конкретное лицо, его должность) составлена ведомость. Отразить выполненные операции, лиц, несущих ответственность за данное действие, и не забыть закрепить это все в документе подписями указанных лиц. В-четвертых: абсолютно при любой выполняемой хозяйственной операции должна составляться ведомость. При этом составляется она непосредственно в момент ее совершения, либо сразу же после ее окончания. В-пятых: дефектная ведомость – это разновидность первичной учетной документации бухгалтерского учета, поэтому она может служить юридическим основанием для составления претензии или обращения в суд. В-шестых: при составлении данного документа, либо по окончании процесса вносить какие либо корректировки в него запрещено. Так же запрещено делать исправление допущенных ошибок, зачеркивание, использование корректоров текста и т.п. В-седьмых: для учета данной документации она должна быть отражена в сводных книгах или журналах. В-восьмых: допустимо оформление только на бумаге. Электронные версии данного документа должны сопровождаться копиями на бумаге. В-девятых: подписывать составленную ведомость могут только лица,  уполномоченные на то руководителем предприятия или главным бухгалтером. В-десятых: как и многие виды документации, относящиеся к бухгалтерскому учету, дефектные ведомости могут затребовать, изъять органы, осуществляющие надзор за данной сферой деятельности. Важно помнить, что только в случае выполнения предъявленных требований, данная документация будет обладать юридической силой, в обратном случае ее значение ничтожно.