Протокол встречи (образцы 2019-2020).

Протокол встречи

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» - послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма. Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч. И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи - это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения. Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия. Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах. Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.). В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах). После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней. Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи. Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.


Примеры документов

Проект:

ТЦ “Солнечный”

Тема встречи:

Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18

Приложения:

 

Дата встречи и место проведения:

10 февраля 2018 года в г. Москва

Протокол составили:

Иванов И.И. и Петров П.П.

Участники:

Должность:

Подписи:

Сидоров С.С. (Си.С.)

Управляющий

Владимиров В.В. (В.В.)

Технический директор

Антонов А.А. (А.А)

Начальник отдела маркетинга

Степанов С.С.

Финансовый директор

Анастасиева А.А.

Юрист

Александрова А.А.

Начальник отдела аренды

Рассылка:

Участникам

Михайлову М.М., Николаеву Н.Н.

Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.

Повестка:

Результаты новогодних продаж арендаторов

Доходность арендаторов

Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры

Маркетинговый план на февраль и март

Собираемость арендной платы

Устранение протечек

Организация парковки

 


Вопросы требующие решения

             Действия

No.

Ответственный

Срок исполнения

Результаты новогодних продаж арендаторов

В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения

1

А.А.

06/07/18

Доходность арендаторов

Разработать мероприятия по увеличению доходности

2

СиС

06/04/18

Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры

3

СиС

06/04/18

Маркетинговый план на февраль и март

4

А.А.

06/04/18

Собираемость арендной платы

5

СиС

06/04/18

Устранение протечек

6

В.В.

06/04/18

Организация парковки

7

В.В.

06/04/18

 

 

 



После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Выберите тип документа

Агентский договор Агентский договор между туроператором и турагентом Агентский договор между турфирмой и гостиницей Акт приема-передачи документов Доверенность в суд Доверенность на авто Доверенность на представление интересов Договор аренды дома Договор аренды земельного участка Договор аренды квартиры Договор аренды торгового помещения Договор безвозмездного пользования имуществом Договор беспроцентного займа Договор ГПХ Договор займа с процентами Договор инвестирования в бизнес Договор комиссии Договор купли продажи Договор купли продажи авто Договор купли продажи жилого дома Договор купли продажи квартиры Договор мены Договор на обслуживание Договор на оказание транспортных услуг Договор на перевозку пассажиров и багажа Договор на реализацию туристского продукта Договор об оказании платных дополнительных образовательных услуг Договор оказания услуг Договор оказания услуг в сфере туризма Договор оказания услуг гостиницей Договор поставки Договор процентного займа между юридическими лицами Договор хранения Договор эксклюзива Дополнительное соглашение Досудебное мировое соглашение Заявление об ограничении ответственности Коммерческое предложение Лицензионный договор Меморандум Письмо о намерениях Пользовательское соглашение Претензия Претензия Арендатора по договору аренды Претензия Арендодателя о задолженности по договору аренды Претензия о задолженности Претензия по договору оказания услуг Претензия по договору поставки Протокол встречи Протокол разногласий Соглашение о расторжении Соглашение об отступном Уведомление Уведомление о форс-мажоре Экспертное заключение