Протокол встречи (образцы 2018-2019).

Протокол встречи

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» - послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма. Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч. И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи - это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения. Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия. Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах. Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.). В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах). После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней. Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи. Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.


Примеры документов

Проект:

ТЦ “Солнечный”

Тема встречи:

Итоги управления ТЦ “Солнечный” и существующие проблемы по состоянию на 10/02/18

Приложения:

 

Дата встречи и место проведения:

10 февраля 2018 года в г. Москва

Протокол составили:

Иванов И.И. и Петров П.П.

Участники:

Должность:

Подписи:

Сидоров С.С. (Си.С.)

Управляющий

Владимиров В.В. (В.В.)

Технический директор

Антонов А.А. (А.А)

Начальник отдела маркетинга

Степанов С.С.

Финансовый директор

Анастасиева А.А.

Юрист

Александрова А.А.

Начальник отдела аренды

Рассылка:

Участникам

Михайлову М.М., Николаеву Н.Н.

Татьяниновой Т.Т., Константинову К.К.

Повестка:

Результаты новогодних продаж арендаторов

Доходность арендаторов

Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры

Маркетинговый план на февраль и март

Собираемость арендной платы

Устранение протечек

Организация парковки

 


Вопросы требующие решения

             Действия

No.

Ответственный

Срок исполнения

Результаты новогодних продаж арендаторов

В целом результаты положительные. На следующий год необходимо организовать партнерскую программу с арендаторами. Продумать предложения

1

А.А.

06/07/18

Доходность арендаторов

Разработать мероприятия по увеличению доходности

2

СиС

06/04/18

Арендаторы с неудовлетворительными показателями и предлагаемые в отношении них меры

3

СиС

06/04/18

Маркетинговый план на февраль и март

4

А.А.

06/04/18

Собираемость арендной платы

5

СиС

06/04/18

Устранение протечек

6

В.В.

06/04/18

Организация парковки

7

В.В.

06/04/18

 

 

 



После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Выберите тип документа

Агентский договор Агентский договор между туроператором и турагентом Агентский договор между турфирмой и гостиницей Доверенность в суд Доверенность на авто Доверенность на представление интересов Договор аренды дома Договор аренды земельного участка Договор аренды квартиры Договор аренды торгового помещения Договор беспроцентного займа Договор ГПХ Договор займа с процентами Договор комиссии Договор купли продажи Договор купли продажи авто Договор купли продажи жилого дома Договор купли продажи квартиры Договор мены Договор на обслуживание Договор на перевозку пассажиров и багажа Договор на реализацию туристского продукта Договор оказания услуг Договор оказания услуг в сфере туризма Договор оказания услуг гостиницей Договор поставки Договор хранения Договор эксклюзива Дополнительное соглашение Досудебное мировое соглашение Заявление об ограничении ответственности Коммерческое предложение Лицензионный договор Меморандум Письмо о намерениях Пользовательское соглашение Претензия Претензия Арендатора по договору аренды Претензия Арендодателя по договору аренды Протокол встречи Протокол разногласий Соглашение о расторжении Соглашение об отступном Уведомление Экспертное заключение