Претензия в организацию
Решив скрепить партнерские отношения договором, мы надеемся на добросовестное выполнение его условий противоположной стороной. Но что делать, если контрагент оказался не совсем порядочным, либо сложившиеся обстоятельства помешали ему надлежащим образом исполнить свои обязательства.
Традиционно конфликтные ситуации в деловом мире принято разрешать вне здания суда при помощи деловой переписки рекламационного характера. Иначе говоря, путем выставления претензии.
Претензия составляется в произвольной форме, не противоречащей, однако, общепринятым правилам деловогооборота и содержит оформленное о официально – деловом стиле недовольство действиями противоположной по договору стороны.
Структурные элементы претензии
Структурный состав досудебной претензии подобен простому деловому письму и представлен следующими элементами:
адресат (это всегда руководитель организации);
тема (она отражает предмет претензии и содержит номер и дату документа, который послужил основанием для ее составления);
заголовок (здесь достаточно одного слова «Претензия»);
вступление и основная часть. Здесь подробно, со всеми нюансами, излагается суть конфликта, со ссылками на условия договора, которые были нарушены нерадивым оппонентом, а также на юридические нормы, которыми он при этом пренебрег;
заключение. В данной части претензии излагаются конкретные законодательно подкрепленные требования относительно предмета спора, сформулированные четко и понятно, сроки их исполнения, и также приводятся ссылки на юридические нормы, регулирующие правоотношения сторон в сложившейся ситуации. Здесь же необходимо указать правовые последствия для адресата претензии, которые наступят вследствие отсутствия должной реакции на документ;
приложения. Это обязательная часть претензии, которая должна содержать исчерпывающий перечень документов, подтверждающих вашу правоту. Это могут быть договора, соглашения, счета – фактуры, акты, справки, переписка и прочее.
подпись. Важно помнить, что данная претензия будет иметь юридические последствия, только если она подписана руководителем и заверена оттиском печати организации.
исполнитель. Указываются фамилия, инициалы и контактный телефон лица, ответственного за составление и исполнение претензии (для юриста организации имеет смысл указать еще и должность).
Традиционно претензия изготавливается на фирменном бланке организации адресанта и подлежит учету как исходящая корреспонденция. Готовую претензию направляют в адрес оппонента любым подходящим для этого способом.
Способы направления претензии
Следует отметить, что использование электронной почты либо факса для вручения претензии ее адресату недопустимо - направляем только оригинальный вариант документа. Это можно сделать двумя способами:
вручить претензию лично, сдав ее в канцелярию или секретарю. В этом случае на вашем экземпляре письма должен быть проставлен входящий номер, желательно поставлена и расшифрована подпись лица, принявшего документ, указана дата приема и, по возможности, время. Этот способ самый быстрый, но возможности его применения ограничены географией (адресат находится в другом городе);
воспользоваться услугами почты, направив претензию заказным письмом с уведомлением о вручении с объявленной ценностью и описью вложения. Здесь подтверждением отправления станет почтовое уведомление с отметкой о вручении.
