Опись передаваемых документов

Опись, особенности  

Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье. Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились. Среди них можно выделить договора с контрагентами; платежные документы; формы бухгалтерского учета; кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов. Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго. В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов. Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.

В каких случаях производится передача документов 

Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто. Причины могут быть следующие отмеченная выше передача на хранение в архив; передача бумаг в проверяющие органы по запросам; предоставление клиентам или контрагентам. Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.

Какие сведения указываются в описи 

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования. Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить. В описи следует отразить дату подготовки документа; наименование бумаги и место, где она была составлена; перечень документов, которые подлежат передаче; тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить; направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана причину передачи бумаг документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями. Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.