Письмо-напоминания
В суматохе люди очень часто забывают выполнить то, что обещали или то, что обязаны сделать.
Это приносит определенные неудобства другим людям.
Для того, чтобы корректно напомнить человеку о выполнении обязательств, в деловой переписке существует специальное письмо – напоминание.
Оно используется, во-первых, чтобы создать письменные доказательства того, что человек нарушил сроки исполнения того, что обещал, а, во-вторых, чтобы напомнить человеку об этом обстоятельстве.
Что такое письмо-напоминание
Это такой прием деловой переписки, который в вежливой форме напоминает о том, что человек что-то не выполнил и просит его это сделать. Также в таком письме обычно упоминаются последствия, которые могут наступить, если человек так и не исполнит свое обещание. Как правило, такое письмо направляют человеку, если никак не могут найти и встретиться с ним лично. Таким письмом могут напомнить человеку о том, что он не вернул долг или не передал какую-то вещь или не произвел за что-то оплату.
Что содержится в этом письме
Во-первых, человека, конечно приветствуют. Потом в аккуратной вежливой форме, которая может начинаться, например, со слов «Хотелось бы вам напомнить…», прописывается просьбы к человеку выполнить то, что он обещал.
Так как это все же официальный документ, ваша просьба должна быть подкреплена какими-либо основаниями. Если это был договор о чем-то, заключенный письменно, то нужно вставить то место из договора, согласно которому человек, которому вы направляете письмо, должен что-то выполнить. Вы не должны быть голословными. Просьбу выполнить нужно, выразить хоть и вежливо, но при этом кратко и конкретно.
Ни в коем случае не допускайте угроз в адрес человека, ведь если дело дойдет до суда, человек, которому вы это написали, может использовать этот факт, как козырь против вас. Требовать, что-либо в данном случае тоже неуместно, так как для высказывания требований существует другой документ – письмо, претензионного характера или просто претензия.
Но, несмотря на это, аккуратно предупредить о той ответственности, которая может наступить в случае невыполнения, нужно. Если это обговаривалось и прописывалось в вашем договоре, то можно воспользоваться выдержкой из него.
Помните: ваша цель не запугать человека. Он может и не виноват, и совершил это не специально, а просто не успел или забыл. Ваша задача на данном этапе просто напомнить ему об этом.
Письмо-напоминание можно отправить и повторно, если у вас есть поводы думать, что человек мог это письмо по какой-то причине не получить.
