Письмо о погашении задолженности
В коммерческих и финансовых взаимоотношениях всегда присутствует моменты образования долгов.
Бывают предвиденные (запланированные) и сформированные за счет невыполнения (несвоевременного выполнения) договоренностей.
Предвиденные – это те, которые описаны в договорах.
А именно, сформированы за счет:
отсрочки выплаты;
рассрочки стоимости;
предоплаты;
предоставления ссуды;
прочее.
Второй тип формируется уже из правонарушений:
не поставка (недопоставка) оплаченной продукции;
не выплата (полная или частичная) заемных средств согласно графику;
не возврат излишне перечисленных денег (если указан порядок в договоре);
и так далее.
Пишем предупредительное послание должнику
Для первой категории необходимо дождаться сроков ответных обязательств. До этого момента – все законно.
Со вторым типом – не так. Для того, чтобы востребовать долг, необходимо обратиться в суд. Для этого пишется исковое заявление о взыскании задолженности. К нему прикрепляются все документы, которые подтверждают правомерность требований.
Судебные разбирательства – занятия хлопотные и затратные. Поэтому, перед тем как обращаться в судебные инстанции, лучше попробовать разрешить конфликт в досудебном порядке.
Более того, в некоторых случаях, без проведения этой процедуры иск может быть отклонен судьей.
Процедура досудебных действий заключается в написании и подаче претензии должнику. Подача предполагает регистрацию и проставление отметок о вручении.
Количество экземпляров такого документа должно быть не менее двух. Один из них – для должника, второй – для кредитора. Отметки о входящей регистрации ставятся на обоих экземплярах.
Письмо о погашении задолженности
Данный документ пишется на листе формата А4. Если он отправляется от лица организации, то он имеет печатный вид на «фирменном» бланке компании-отправителя.
В шапке документа указывается адресат (должник) и отправитель (кредитор). Далее ставится дата и указывается город события.
В тексте необходимо разъяснить, как именно сформировалась задолженность. Это необходимо сделать опираясь на документальные подтверждения. Их будет нужно приложить к письму.
Такими доказательствами может служить акт сверки за период сотрудничества.
Далее в тексте нужно сослаться на пункт договора (указать номер), который был нарушен.
После указания формирования и общей суммы, необходимо прописать требования. Кроме требования вернуть средства, необходимо назначить конечный срок погашения.
Чтобы показать серьезность намерений, необходимо описать те действия, которые будут предприняты кредитором после невыполнения условий письма. Это опять же делается без угроз и обид.
После текста, необходимо указать должность уполномоченного на написание письма, повторить название организации и расшифровать его Ф.И.О.
Письмо визируется и заверяется печатью компании-отправителя. С компоновкой таких писем и их структурой можно бесплатно ознакомиться чуть ниже.
