Письмо о задолженности
Письмо о задолженности считается официальным документом, относящимся к числу посланий информационного характера. В качестве основной цели подобных писем оказывается тактичное напоминание должникам о том факте, что им необходимо произвести выполнение определенного набора взятых на себя обязательств.
Подобные письма-напоминания необходимо высылать в случаях, при которых посредством проведения телефонного разговора либо при личной беседе не удается добиться от должников требуемого ответа либо своевременность исполнения принятого им обязательства.
Особенности написания документов
Такие письма могут направляться тогда, когда у отправителей есть определенные основания полагать, что адресаты, по независящей от них уважительной причине, пока не получали послания, переданные им до этого. В подобной ситуации следует продублировать текстовые сообщения предшествующих писем, при этом на полях писем необходимо поместить отметку по поводу «вторичности» послания.
В качестве отличительных особенностей писем по поводу напоминания о задолженностях отметим следующие положения
необходимо привести ссылки на высланные прежде документы, предварительные договоренности между сторонами, договоры;
далее, следует список краткой информации касательно сущности предложения автора письма (речь может идти о его пожеланиях либо требованиях);
затем необходимо проинформировать должника о санкциях, которые будут применяться к нему, когда реакции на данное послание с его стороны не последует.
Специфика составления бумаг
Что касается композиционных и структурных особенностей подобных писем, но они отличаются стандартностью.
Письма-напоминания о задолженностях состоят, как правило, из двух разделов
В первом разделе писем присутствует краткое повествовательное изложение перечня обстоятельств и причин, вызвавших составление данного послания. Далее, переходим к непосредственному напоминанию о долгах (предупреждению).
В заключительных разделах посланий содержится требование о выполнении тех либо иных обязательств, включая перечни мер, применении которых неизбежно последует, если адресаты не изменят свою позицию по данному вопросу.
Когда адресаты не проявляют реакции на поступающие письма с напоминаниями, следует переходить к составлению писем-предупреждений. В них, кроме ссылок на тексты предыдущих посланий и кратких информационных данных касательно их сущности, включаются положения, информирующие адресатов о намерениях авторов перейти к применению по отношению к ним соответствующие меры.
