Письмо-уведомление

Письмо-уведомление представляет собой разновидность информационного письма.    Его назначение – уведомить о произошедшем или предстоящем событии, имеющем обоюдный интерес, как для адресата, так и для отправителя.   Написание такого письма соответствует общепринятым нормам, сформировавшимся для общения посредством писем,  и регулируется исключительно правилами деловой  переписки.   Пример письма-требования доступен для скачивания внизу этой страницы.   

Составление письма 

 Поскольку, в данном случае, мы имеем дело, прежде всего, с информационным письмом уведомительного характера, то и реквизиты у него будут соответствующими.   Реквизиты письма-уведомления  Письмо-требование традиционно содержит: наименование отправителя; наименование адресата; дата составления и номер по реестру исходящей корреспонденции; гриф «Уведомление»; заголовок; обращение к адресату; изложение уведомительной информации: вводная часть; содержательная часть; должности и подписи руководящих и ответственных лиц; расписка в получении уведомления адресатом.  

Особенности оформления уведомления 

Как правило, юридические лица оформляют всю деловую переписку на фирменных бланках с логотипом и контактными данными компании. Физические лица, при необходимости, составляют письма на обычном листе формата А4.  Обращение к адресату происходит как обобщенно, так и персонально – это зависит как от характера информации, так и от количества её потребителей. Заголовок, непосредственно, указывает на то, о чём  данное деловое письмо уведомляет.  Текст обращения пишется в произвольной форме с использованием стандартных языковых приёмов, характерных для деловой переписки. От всех прочих видов информационных писем текст письма-уведомления также отличается наличием во вводной части письма ключевой фразы: «Уведомляем…» или её производных форм.   Здесь же, во вводной части,  приводятся мотивы составления письма. Содержательная часть уведомления может быть самой разнообразной, её наполнение ничем не ограничивается. Объем содержательной части также может быть абсолютно любым, иметь любую произвольную, удобную структуру изложения, состоять из пунктов, подпунктов, параграфов и т.д.  Расписка в получении уведомления включает в себя дату получения и подпись с расшифровкой фамилии и инициалов получателя.