Письмо-запрос о предоставлении документов
Различная документация, которой на данный момент не имеется у лица, которому такая документация необходима, вполне может быть у иных граждан или организаций, например, у партнёров или каких-либо государственных служб.
Для получения необходимой информации уместно направить письмо-запрос о предоставлении документов. О правилах написания подобного письма мы поговорим в этой статье.
Обоснование причин для предоставления документов
Для того, чтобы гарантированно получить требуемые документы нужно учитывать, что имеющаяся у кого-либо документация может содержать коммерческую или иную тайну, которая охраняется законом, да и просто разглашение сведений сторонним лицам крайне не желательно.
Помня это, при написании запроса собственную необходимость нужно так сформулировать в тексте обращения, чтобы у адресата не возникло сомнений ни в действительной необходимости документа, ни в том, что такой запрос не несёт какого-то подвоха, и полученные сведения не будут использованы во вред отправителю.
Обосновать просьбу предоставить документ придётся обязательно. Предполагается, что запрашиваемая бумага принадлежит лицу, к которому запрос направлен, а решить как поступить с такими своими документами может только собственник, если на то нет законного решения органов власти.
Оформление письма-запроса о предоставлении документов
Хотя к письмам-запросам и выдвигаются подобные строгие требования, сам стиль написания текста вполне может быть стандартным официально-деловым, применяемом при деловой переписке.
В уважительном тоне запрашивающая сторона просит предоставить те или иные бумаги, либо их заверенные копии, объясняя, для чего они понадобились.
Предпочтение письму-запросу при обращении за необходимыми бумагами отдаётся потому, что на поданный в письменном виде запрос обязательно должен быть дан письменный же ответ, который, в свою очередь, как документ может являться доказательством какого-либо факта.
Сами документы могут и не быть переданы. В передаче данных по запросу может быть отказано. Но обосновать такой ответ на запрос получатель его обязан письменным же ответом.
Запросы в государственные органы делаются аналогичным способом.
К тому же государственные службы, работающие с различными документами, законом обязуются реагировать на обращения и просьбы граждан и, если в частных отношениях отсутствие ответа на запрос не является серьёзным нарушением, молчание государственных органов и служб может указывать на ненадлежащую работу сотрудников и повлечь дисциплинарную ответственность виновных за оставление без ответа обращения гражданина страны.
