Акт об уничтожении документов

Деятельности организации сопутствует объемный документооборот. Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др.  истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам. Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают. Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.  

Составляем акт

В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами. В акте указываем: Дату и место составления. Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы. Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам. Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту. Далее указываются подписи ответственных лиц. Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании. Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения. После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.  

Как уничтожаются документы

 Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар. Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество. В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена. После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.