Акт приема документов
Необходимость передачи тех или иных документов возникает во многих ситуациях: это может быть и смена сотрудником должности, и его увольнение, и проведение реорганизации или ликвидации структурного подразделения или целого предприятия. Какими бы разными не были поводы, ни в одном из случаев передача дел не должна быть совершена без письменного документа, который подтвердит прием документации, перечисленной в нем, другим лицу. Этим документом является акт приема-передачи документов.
ьно стоит обходиться с оригиналами документов – передачу именно оригинала, а не копии обязательно стоит отметить в акте на случай утраты или потери документа и дальнейшего судебного разбирательства. По этой же причине не стоит пренебрегать и созданием копий всех передаваемых документов.
Обязательное содержание акта передачи:
название: акт приема-передачи;
датировка составления и место; название организации-составителя акта полностью; полный перечень передаваемых документов, при этом указывается регистрационный номер каждого, тип – оригинал или копия и количество;
должность и полное имя составителя данного акта; полное название организации-адресата, должность и полное имя лица, которому передается документация;
подписи тех, кто несет ответственность за передачу, – передавший и получивший; печать организации-составителя.
Зачем составлять акт о передаче дел
Написание такого акта защищает от появления недоразумений и разногласий между сторонами или помогает в их разрешении, если спорная ситуация будет впоследствии решаться в суде. Акт, зафиксировавший факт приема документов, будет принят во внимание судебным расследованием и послужит доказательством, если ранее подписанные документы вызовут сомнения. Кроме того, такой акт снимает ответственность с того, кто документы принимал и дает возможность объективно оценить положение дел. Акт приема-передачи дел – двусторонний документ, значит, требует составления двух экземпляров. Один останется у организации, составившей документ о передаче, другой – у той организации, которой он был адресован. Очень внимательно стоит обходиться с оригиналами документов – передачу именно оригинала, а не копии обязательно стоит отметить в акте на случай утраты или потери документа и дальнейшего судебного разбирательства. По этой же причине не стоит пренебрегать и созданием копий всех передаваемых документов.
Содержание акта о приме-передаче документов
Официально существующее законодательство не определяет форму акта, что позволяет предприятиям разрабатывать шаблон документа своими силами.Обязательное содержание акта передачи:
название: акт приема-передачи;
датировка составления и место; название организации-составителя акта полностью; полный перечень передаваемых документов, при этом указывается регистрационный номер каждого, тип – оригинал или копия и количество;
должность и полное имя составителя данного акта; полное название организации-адресата, должность и полное имя лица, которому передается документация;
подписи тех, кто несет ответственность за передачу, – передавший и получивший; печать организации-составителя.
