Должностная инструкция офис-менеджера

В настоящее время достаточно трудно представить работу современного предприятия без офис-менеджера.   Что касается  должностной инструкции офис-менеджера, то она требует серьезной проработки, поскольку в должностные обязанности лица, занимающего эту должность, входят функции секретаря, администратора, завхоза.   Иногда офис-менеджер занимается кадровым делопроизводством, а также первичной бухгалтерией. В этой статье рассмотрим важные нюансы этой работы и рассмотрим типичные обязанности менеджера и его полномочия.    

Требования к офис менеджеру  

Офис менеджер должен знать:   деловой этикет, правила делового общения, а также правила ведения телефонных переговоров; схемы документооборота и организацию делопроизводства; систему  первичного  кадрового учета, включая инструкцию по делопроизводству; структуру компании и направление ее деятельности, включая его партнеров и руководителей; направление деятельности организации и функции деятельности всех структурных подразделений компании; правила эксплуатации вычислительной, а также организационной техники; порядок  прохождения служебных документов; нормы и правила охраны труда, включая противопожарную защиту и технику безопасности.   На  данную должность назначается физическое лицо, у которого имеется высшее или среднее профессиональное образование. Отметим, что назначение и освобождение от данной должности производится распоряжением гендиректора.    

Основные обязанности

  Офис-менеджер ежедневно получает документы, проводит их регистрацию и в результате направляет их исполнителям. Он также контролирует сроки  исполнения всех поручений директора руководителями структурных подразделений.   Если возникают вопросы, требующие немедленного решения, то офис-менеджер должен обязательно об этом сообщить руководству.   В обязанности офис менеджера также входит следующее:   Обеспечение сохранности документов, их перевод на архивное хранение или уничтожение. Регистрация и учет договоров. Введение учета и прием отчета доверенных лиц. Введение кадрового учета, оформление отпуска и больничных других работников офиса. Участие в совещаниях, которые проводит генеральный директор. Обеспечение рассылки, хранение и учет распоряжений и приказов. Своевременное  пополнение  всех необходимых офису запасов канцелярских принадлежностей, а также расходных материалов.   Офис-менеджер обязан выполнять все возложенные на него функции и обязанности, а также сохранять конфиденциальность информации, обеспечивать сохранность документов и своевременно выполнять распоряжения своего руководства.    

Права офис менеджера  

В случае, когда документы подготовлены с ошибками или нарушениями, то у офис-менеджера имеется право требовать от исполнителей  их доработки. Он вправе вносить предложения, которые направленные на оптимизацию делопроизводства и документооборота. Разрешается самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированным посещением партнеров, клиентов или других посетителей офиса.   Должностная инструкция может меняться или дополняться приказом гендиректора.