Штатное расписание организации

Штатное расписание – документ, который есть и, в принципе,  обязан быть в любой организации.   Но, несмотря на то, что документ вроде бы стандартный и используется повсеместно, он в процессе работы вызывает множество сложностей.   Для тех, кто никак не может с ним разобраться, эта статья и предназначена.    

Что  такое штатное расписание организации  

 По сути своей, это документ, который фиксирует все кадровые единицы, которые есть в вашей организации. При его помощи, особенно если он точно и грамотно составлен, всегда можно определить, есть ли свободные места в организации, что это за места и сколько их.   Составляется он по специальной форме, которая уже давно отрегулирована и закреплена законами, что в принципе облегчает задачу сотруднику отдела кадров, так как «велосипед изобретать уже не надо». Все уже давно сделано за Вас и для Вас.    

Какие функции штатное расписание выполняет  

 Как ни странно, несмотря на то, что документ не очень большой и всей организацией не используется, его наличие очень важно для слаженной работы всего большого коллектива, а также для составления отчетности.   По нему, как уже говорилось, легко проследить свободные места, на которые можно взять работников. Но на этом его польза не заканчивается. Глядя на эту бумагу, мы с легкостью можем определить качественный и количественный состав работников, а также по периодам просмотреть динамику различных повышений зарплат, премий, что, в принципе, будет полезно для различного рода отчетов.   Более того, при проверке Вашей организации государственными органами, оно тоже сослужит Вам хорошую службу и убережет от лишних и ненужных штрафов.    

 Как составляется штатное расписание организации  

Для начала разберемся, как часто лучше всего его составлять? Вариантов много. Тут Вы ни в чем не ограничены. Многие подбирают наиболее удобный график составления для своей организации.   Но, на наш взгляд, наиболее уместным, своевременным и удобным будет составление где-то раз в год. Так Вы будете в курсе всех изменений, но при этом не будете перегружать работой свой отдел кадров.   Для того, чтобы утвердить составленное и проверенное штатное расписание, нужно издать приказ на его утверждение и в соответствии с ним на самом расписании сделать пометку об утверждении.  
Хранится такой документ, как правило, три года, но если Вы хотите, то можете сохранить его и на более длительный срок, хотя, по сути, это не имеет смысла.  
Итак, об оформлении. Указываем название организации. Причем полностью. Сюда входит и полное название, которое пишется, прежде всего, а также сокращенное, аббревиатуры.   Если Вы - международная организация и имеете название на иностранном языке, то обязательно указываете и его тоже. Пишете в следующей последовательности: полное, сокращенное, иностранное.  
Пишем код Вашей организации согласно общему классификатору. В нем должно быть восемь цифр. Пишем дату составления. Используем арабские цифры и указываем числа полностью, то есть день и месяц занимают по две цифры, а год – четыре. Также указываем, с какого момента оно у Вас в организации действует и, соответственно,  до какого числа будет считаться действительным.   Подписываем расписание и ставим печати на него. Подписывает главный руководитель, главный бухгалтер и руководитель отдела кадров. Регистрируем его в системе общего документооборота.