Журнала регистрации договоров

Делопроизводстве на предприятии 

Если у небольших фирм количество документации так же невелико, то для довольно крупных предприятий, поиск нужного документа, подчас, задача довольно проблематичная, так как количество бумаг огромно, их оборот требуется как-то систематизировать.

Делопроизводитель и систематизация договоров 

Делопроизводитель – специальный сотрудник на крупных предприятиях, который систематизирует и ведёт учёт документации. Для компаний ежедневно заключающих большое количество соглашений и постоянно получающие коммерческие предложения в письменном виде, важно не допустить путаницы в документах, наладить делопроизводство так, чтобы требуемая бумага была найдена в максимально короткое время и по минимальным данным о ней, можно было найти требуемое. Таким образом, перед делопроизводителем стоит две задачи: систематизировать документацию фирмы и обеспечить быстрый поиск необходимой бумаги. Рассмотрим пример решения поставленной задачи на примере заключённых компанией договоров.

Журнал регистрации договоров  

Систематизировать документы можно по различным критериям, например по датам заключения или контрагентам. Смысл создания журнала регистрации договоров состоит в том, что для поиска нужного, не требуется перебирать всю массу документов. в журнале указывается дата заключения соглашения, номер договора, контрагент и место нахождения документа согласно установленной систематизации. Таким образом, по таким основным данным можно быстро отыскать нужный документ. Надо заметить, что для подобных журналов нет единой установленной формы, как вести журнал и какие сведения в него вносить, решает сам делопроизводитель или руководитель компании. Подобные журналы регистрации можно заводить не только для заключённых договоров, для любых однотипных документов, которых на предприятии большое количество, подобный способ не помешает. В настоящее время работа делопроизводителя существенно упрощается. Компьютерные программы учёта или содержат уже готовые типовые формы различных журналов регистрации или позволяют довольно легко создать журнал самостоятельно, учитывая индивидуальные параметры каждого предприятия и требования к обороту документов, введённые руководством компаний.