Письмо-приглашения
В деловом обороте используется множество различных писем, которые необходимы для взаимодействия и общения между организациями, гражданами и государственными органами.
Стиль писем всегда должен соответствовать характеру их назначения и не выходить за его рамки. Должен быть выдержан уважительный сдержанный тон, исключающий фамильярность.
Наряду с коммерческими предложениями существуют также письма, цель которых состоит в приглашении какого-либо круга лиц на определенное событие.
Это может быть семинар, конференция, выставка или другие мероприятия, для организации которых шлют письмо-приглашение.
Отправляют их заблаговременно, для того, чтобы после ознакомления с его текстом у получателя было время обдумать свое решение.
Иногда такое приглашение требует письменного ответа, в зависимости от связывающих автора и получателя отношений.
Правила составления писем-приглашений
Данные письма являются разновидностью извещений лиц, и адресуются, как правило, к конкретному лицу. Его главное отличие от писем-извещений в более свободной форме выражения. Письмо может быть оформлено красочно с добавление рамочек, картинок и других вставок, которые повышают привлекательность текста.
Текст такого письма должен начинаться с обращения: «Уважаемый, …!», когда оно направлено конкретному лицу. Далее идет текст приглашения с описанием мероприятия. Обращение используется от первого лица множественного числа в устойчивых выражениях: «мы будем рады видеть вас..», «имеем честь вас пригласить...» и так далее.
Структура приглашающих писем в целом выглядит следующим образом:
адрес и контактная информация получателя;
обращение;
приглашение;
описание мероприятия;
указание на организаторов, список;
информация о ведущих события;
краткие сведения относительно главных вопросов, которые будут обсуждаться или теме, которой посвящено событие;
другая дополнительная информация;
реквизиты автора, контактная информация для обратной связи;
подпись и должность приглашающего лица.
Обязательно надо указывать телефон для связи, чтобы получатель мог уточнить необходимые ему сведения.
Текст должен, с одной стороны заинтересовать получателя, а с другой быть кратким, лаконичным и понятным. Письма-приглашения могут рассылаться как обычной почтой, так и при помощи электронной почты. Последний вариант особенно актуален в сегодняшних условиях из-за своей доступности и легкости, как в отправке, так и в получении.
