Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮГенеральный директор"_____________" _________________ (ОАО «_______»)     Должностная инструкция секретаря-референта   1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря-референта, далее - "должностная инструкция секретаря", определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта.1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно _________________ Общества.1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.1.5. Секретарь-референт должна знать:- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; должностную инструкцию секретаря.1.6. В период временного отсутствия секретаря-референта ее обязанности возлагаются на ___________.   2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ2.1. Секретарь-референт осуществляет следующие обязанности:Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).Печатает по указанию руководителя различные материалы.Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.Принимает документы на подпись руководителю.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.   3. ПРАВАСекретарь-референт имеет право:3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.   4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬСекретарь-референт несет ответственность за:4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.   5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения). И т.д... Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.