Опись документов

В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте.   Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия. Опись документов, его бланк может быть унифицированной.   Они в обязательном порядке составляются при подготовке документов хозяйствующих субъектов для сдачи в архив. Прием документов в архив регламентируется своими нормативными актами, которые соответственно предъявляют определенные требования к порядку оформления описей сдаваемых документов.    

 Необходимость описи  

Опись - это упорядоченное перечисление названий (наименований) документов, содержащихся в том или ином комплекте сведений. В нем отражают краткое содержание документов.   Важность изготовления описей документов трудно переоценить. Это объясняется тем, что, в последствии, спустя некоторое время, при возникновении необходимости выяснения различных обстоятельств в тех или иных вопросах, неизбежно приходится обращаться к письменным сведениям.   А они содержатся в документах, которые можно отыскать в архивных материалах. Там все систематизировано и упорядочено в описях документов размещенных по временным параметрам, то есть по датам.    Таким образом можно сделать вывод о необходимости описей. Цель составления описей – упорядочение, систематизация, оформление и сохранность документов.    

Составление описи документов

Описи желательно выполнять на фирменных бланках организации, хотя это никакими нормативными актами не регламентируется.   
 В самом начале, наверху страницы необходимо озаглавить текст с указанием принадлежности вносимых в опись документов. Если необходимо, указать его номер.   Зачастую опись имеет табличную форму, состоящую из нескольких столбцов. Это номер по порядку, наименование, номер самого документа по регистру, дата его создания, количество страниц.   Можно по усмотрению делопроизводителя добавить другие столбцы: номер страницы, ценность, примечание и так далее.    В графе (столбце) примечании при необходимости совершаются надписи о характерных особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.   Количеству наименований соответствует количество строк в таблице описи. В конце таблицы описи заносится итоговое количество документов и их величину экземпляров цифрами и прописью.   В конце описи указывается фамилия, инициалы и должность, исполнителя (составителя) и руководителя. Также их подписи и дата изготовления описи. Количество экземпляров описи может регулироваться по необходимости   При необходимости можно указать в завершении описи сдал, принял с указанием фамилий и инициалов.