Описи документов

Основным предназначением описи считается проведение учета и оперативного поиска по архивным делам. Описи по документам считаются своеобразными справочниками, раскрывающими особенности по составу и содержанию документа, систематизируют и учитывают его во всем документальном наборе. Процедура по составлению описи считается крайне важным   этапом в архивных обработках по упорядочению документального пакета. Его основными целями считаются обеспечение сохранности официальных бумаг, а также четкость оформления. Когда происходит завершение процессов по обработке дела, согласно  установленным формам совершается  составление описей.  

Особенности проведения процедуры

 Процесс по оформлению документальных описей производится при помощи фирменных бланков организаций (при наличии таковых). Данное положение не носит обязательного характера, однако обладает высокой степенью желательности по требованиям к подобной описи документов. В любом случае здесь следует непременно производить указание наименований организаций. Далее, следует прописать заголовки, которые должны включать в себя информационные данные по определению  принадлежности документа, внесенного в описи. Когда в организациях процесс по составлению документальной описи является регулярной процедурой, следует прописывать порядковые номера описей.  

Специфика оформления 

 Затем создаются таблицы, состоящие из столбцов, регламентирующих такие моменты, как особенности наименования документов, количественные показатели по документальным листам. Следует производить полное заполнение всех перечисленных полей. Ниже таблицы прописывается  общее количество страниц, численность бумаг, напишите, включенных в описи. Завершается процедура по составлению описей визами руководителя организаций, поскольку именно он, в конечном итоге, отвечает по качеству оформления данных описей Далее, прописываются полные наименования должностей руководителей с расшифровками. Затем указывается дата по составлению документов. Они могут располагаться не только в завершении, но и в началах описей, у левых либо правых частях официальных бумаг. Печати организаций на описях не проставляются. Описи по документам оформляются в двойном количестве экземпляров: первые остаются в организациях, тогда как вторые предъявляются по местам востребования.