Сводная номенклатуры дел

На сегодняшний день, когда все виды работ в организациях подвергаются постоянным и значительным изменениям, а документация нуждается в строгой классификации и упорядоченности, возникает необходимость в модернизации ведения делопроизводства.   Достаточно эффективным средством для этого является сводная номенклатура дел, которая представляет собой документ, включающий в себя список всех деятельностей предприятия, надлежащих к выполнению в предстоящем году.   Номенклатура дел составляется на специальном бланке, в котором каждый раздел печатается на отдельном листе.  

  Сущность номенклатуры дел  

Результативность работы предприятия напрямую зависит от ее структурированности и подчинения необходимым условиям, одним из которых и является сводная номенклатура дел.   Перед тем, как приступить к ее составлению, нужно тщательно изучить содержание всех документов по текущим (завершенным и незавершенным) делам организации.   Существует  три разновидности номенклатуры дел:   Типовая – определяет состав дел всех однотипных организаций и носит нормативный характер. Примерная – отражает примерный список дел в организациях, не имеющих четкую структуру. Индивидуальная – оформляется в частном порядке, однако с соблюдением всех необходимых последовательностей.    

 Содержание номенклатуры дел  

В состав сводной номенклатуры должны входить: названия всех действующих подразделений учреждения (например, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), штатное расписание должностных лиц, заголовки дел с указанием их временных рамок и примечания (в них обычно записываются сведения о различных несанкционированных событиях применительно к делам – уничтожение, передача другим лицам и т.д.).   Каждый пункт заносится в специальную графу в таблице, которая служит основой для сводной номенклатуры дел.   В конце документа должна присутствовать итоговая запись, которая по сути является кратким списком всех заведенных в текущем году дел (временных и постоянных).   Эти сведения затем передаются либо в государственное архивное учреждение, либо поступают в собственный архив организации.   Составленная номенклатура дел должна быть подписана и утверждена руководителем. Срок ее хранения составляет пять лет, но лишь в случае, если за это время ни одна из функций или деятельностей организации не подвергалась изменениям.   Однако, в конце делопроизводственного года, необходимо проверить документ, если нужно, внести уточнения и заново перепечатать.