Журнал регистрации актов

С какой целью в организациях и на предприятиях ведутся журналы регистрации актов? Какое они имеют значение?    

 Что представляет собой журнал регистрации актов  

 В государстве принята система делопроизводства. Она представляет собой стандарты принятия документов, их фиксации.   В случае с государственными организациями она обязательна. Государственные органы принимают регламенты работы с бумагами, и, в частности, обращениями, поступающими от граждан.  
Частные предприятия и общественные организации не обязаны полностью перенимать государственные стандарты, однако и там заводят журнал регистрации актов. Разница в более упрощенном отношении в решении данного вопроса.  
Система организуется или привычным способом – бумагами занимается делопроизводитель или один из работников, на которого возлагаются соответствующие функции.    В его задачу входит внести запись в систему регистрации актов, а потом передать лицу, в компетенции которого решение вопроса.   Во многих фирмах работает система электронного учета и распределения документов. Она более практична и удобна, однако отсутствие дополнительных средств заставляет предприятия отказываться от неё.    

Какая корреспонденция регистрируется, а какая – нет  

Кроме писем от контрагентов и государственных органов, в фирму могут отправлять немало других писем, в частности, рекламных буклетов, множество отправлений приходит на электронный ящик.   Организации сами решают, что подлежит регистрации, а что - нет. Конечно, не могут игнорироваться документы, относящиеся к категории обращения граждан и письма из государственных органов.   Однако переписка с госструктурами может также регистрироваться избирательно, в основном то, что может использоваться в процессе защиты интересов организации.   Исключением являются официальные документы, бухгалтерская документация, при которых нет сопроводительных писем и сложно выяснить, кто их отослал.     

Оформление журнала  

Журнал регистрации актов в каждой организации имеет свою структуру, но в любом случае:   письмо регистрируется под номером, вписывается дата его принятия; в одном из полей вписывается его название и дается краткая характеристика содержанию.   В организации с огромным массивом документации в журналах отмечается, кому передается корреспонденция.   С начала нового года отсчет в журнале начинается сначала, записи делаются или в старой, или новой книге, здесь уже как решит руководство.   Отдельным приказом назначается ответственное лицо за ведение журнала.    

Каково его значение  

 Учет документов с одной стороны является обязанность в ряде случаев и контролируется государством, с другой стороны является доказательством направления того или иного письма.   Отсутствие журнала ставит их под сомнение. Особенно это важно в случае с налоговыми органами, иными контролирующими структурами. Кроме того, он помогает держать весь массив документации в порядке и не теряться в нем.