Протокол совещания

Для чего нужен протокол 

Протокол - это документ, призванный зафиксировать факт собрания группы лиц для того, чтобы решить определенный вопрос и исход такого совещания.  Носит характер: информационный - в нем отражается процесс совещания; распорядительный - результатом его становится вердикт, подлежащий исполнению. При ведении протокола происходит документирование встречи группы лиц, собирающихся вместе для решения проблемы, либо для обсуждения вопроса. Применяется так же при конференциях, семинарах и прочих собраниях.  Совещание - инструмент распорядительной и управленческой деятельности в организации, имеет большое значение для анализа обстановки в компании. А так же помогает учитывать мнение всего коллектива, продуктивно взаимодействовать отделам организации. Всю группу лиц, участвующую в таком мероприятии объединяет одна цель - создание результата общими усилиями.  Для фиксирования процесса рассмотрения вопросов, вынесенных на обсуждение, применяется протокол, ведением которого как правило занимается секретарь.  Для начала совещания сотрудников, оповещают рассылкой уведомления о назначении даты, времени и темы совещания. Такой способ информирования, документально оформленный, называется повесткой. Которая далее будет основанием для ведения протокола, так как содержит в себе основную информацию об участниках и целях проведения заседания. Копия повестки обычно служит одним из приложений к договору.  Список участников, если их количество более 15 человек, формируется отдельным документом, прилагаемым к протоколу заседания.    

Содержание протокола собрания  

Согласно нормам ГОСТа по оформлению документации, существуют требования для создания протокола.   1. Первая часть стандартно состоит из: полного наименования компании; слова «Протокол»; номера документа и даты его формирования с указанием места проведения. 2. Вводная часть содержит данные: о председателе совещания; о присутствующих и приглашенных лицах; информация из повестки дня; 3. Основная часть - это непосредственно ход обсуждения, в кратком или подробном его изложении. Фиксируются фамилии выступающих и решенные вопросы.   Подписывается протокол председателем и секретарем, не требует удостоверения печатью организации, так как является внутренним актом. Формируется же протокол, как правило, в течение пяти дней, не более, на основе сделанных записей или произведенной аудиозаписи всего процесса.